Zoom Accounts

Universitas Surabaya melalui Pusat Pengembangan Kurikulum dan Pembelajaran (PPKP) menyediakan akun Zoom tipe education plan yang mengakomodasi 300 partisipan untuk memfasilitasi pembelajaran online. Akun tersebut didistribusikan ke seluruh fakultas dan beberapa unit di lingkungan UBAYA. Untuk periode Gasal dan Genap 2020 – 2021, PPKP mendapatkan 2 akun Zoom tipe education yang bisa dipinjam kapan saja oleh fakultas atau unit yang butuh menggunakan akun Zoom, selama akun tersebut sedang tidak digunakan oleh PPKP atau unit lain yang meminjam sebelumnya. 


Peminjaman Akun Zoom PPKP

Peminjaman akun Zoom dari PPKP dilakukan dengan cara “oper host”. PPKP tidak melayani peminjaman akun Zoom dengan memberikan username dan password dari akun Zoom yang akan dipinjamkan. Apabila fakultas atau unit ingin meminjam akun Zoom dari PPKP, bisa mengikuti langkah berikut:

  1. Menghubungi PPKP melalui email pembelajaran@unit.ubaya.ac.id atau telpon ke (031) 2981359 untuk mengkonfirmasi jadwal penggunaan akun Zoom. 
  2. Mengisi Form Peminjaman Akun Zoom dan mengirimkan form tersebut melalui email PPKP atau Whatsapp staf PPKP (nomor whatsapp staf PPKP bisa ditanyakan ketika peminjam menanyakan jadwal penggunaan akun Zoom melalui email atau telpon).

Form Peminjaman Akun Zoom 

Berkaitan dengan peminjaman akun Zoom, mohon bantuan Bapak/Ibu dapat mengisi format dibawah ini untuk memudahkan rekap penggunaan akun Zoom. 

Nama Unit/Fakultas :

Nama Kegiatan :

Tanggal, Hari Pelaksanaan Kegiatan :

Waktu Pelaksanaan Kegiatan : 

Contact Person :

No. HP Contact Person :

————————————————————

Waktu Oper Host : (diisi pihak PPKP)

Meeting ID : (diisi pihak PPKP)

Password : (diisi pihak PPKP)


CATATAN : 

  1. Waktu oper host min. 15 menit sebelum kegiatan berlangsung,
  2. Mohon untuk memberikan data contact person yang mudah untuk dihubungi dan fast respon melalui Chat Whatsapp/telepon untuk memperlancar proses oper host.
  3. Sesudah PPKP menerima form peminjaman tersebut, PPKP akan mengaturkan Meeting ID dan Passcode. Informasi terkait Meeting ID, Passcode, dan waktu oper host akan diinformasikan oleh staf PPKP pada hari yang sama, melalui media komunikasi yang sama dengan peminjam (misalnya peminjam mengirimkan email, maka akan dibalas melalui email juga).
  4. Pada hari pelaksanaan kegiatan, staf PPKP akan memulai meeting Zoom 15 – 20 menit sebelum jam kegiatan dan akan mengoper host pada Contact Person yang telah didaftarkan melalui form.

Tips Untuk Menjaga Keamanan Ketika Menggunakan Layanan Zoom

Untuk mengantisipasi isu keamanan yang dialami oleh pengguna layanan Zoom, kami sampaikan beberapa tips untuk meningkatkan keamanan ketika menggunakan Zoom. 

  1. Buat akun email baru untuk akun Zoom anda. Hindari menggunakan akun email utama ketika melakukan registrasi Zoom (terutama akun email yang terhubung dengan layanan M-Banking yang anda gunakan). 
  2. Ganti password akun email dan akun Zoom anda secara berkala. Hal ini untuk menghindari pihak yang tidak bertanggung jawab untuk bisa meretas akun email dan Zoom yang anda gunakan. Sebaiknya anda menggunakan kombinasi huruf besar dan kecil, serta angka dalam password yang anda tetapkan. 
  3. Selalu logout sesudah anda menggunakan Zoom. Pastikan anda keluar dari layanan Zoom setiap anda selesai menggunakan layanan tersebut.
  4. Gunakan fitur keamanan dari Zoom untuk mengamankan online meeting anda. Ketika anda mengatur jadwal meeting, pastikan untuk mengatur meeting passcode dan menyalakan fitur waiting room. Dua fitur tersebut memastikan hanya orang yang memiliki informasi meeting ID dan passcode yang bisa ikut meeting. Fitur waiting room membantu anda mengetahui identitas partisipan sebelum mereka masuk ke ruang meeting. Kedua fitur tersebut mengamankan meeting anda dari ‘penumpang gelap’. 
  5. Apabila anda menyelenggarakan public meeting melalui Zoom, hindari menggunakan personal meeting ID. Sebaiknya, gunakan meeting ID yang diaturkan secara acak oleh Zoom.

Masuk ke Zoom Account UBAYA

  1. Ketika akan mengakses akun Zoom, selalu gunakan menu Sign In dimana anda memasukkan email address dan password secara manual.
C:\Users\amy\Downloads\Sign In Zoom.jpg
  1. Hindari akses akun Zoom dengan menggunakan fitur Sign in with Google dan Sign in with Facebook. Hal ini dikarenakan terkadang email google yang ada di laman Mozilla/Google Chrome/Safari anda adalah email pribadi atau email yang tidak terdaftar dalam Zoom UBAYA sehingga anda masuk ke akun Zoom yang tidak terdaftar dan Bapak/Ibu mengalami pembatasan waktu 40 menit dari Zoom (Tidak bisa menggunakan fitur akun berbayar yang sudah didaftarkan).
C:\Users\amy\Downloads\Google Sign in Wrong.jpg
  1. Apabila anda mengatur jadwal meeting, selalu berikan password untuk setiap upcoming meeting. Ketika anda akan membagikan informasi terkait meeting tersebut pada mahasiswa, hanya bagikan Meeting ID dan password. Hindari membagikan link Zoomnya.
C:\Users\amy\Downloads\copy-meeting-invitation.png
  1. Untuk perkuliahan dimana mahasiswanya sekitar 40 – 50 orang, selalu gunakan menu waiting room sehingga anda bisa melihat siapa saja yang akan bergabung dalam kelas. Apabila nama yang masuk ke waiting list tidak termasuk dalam daftar mahasiswa anda, bisa langsung diremove. Hal ini untuk menghindari adanya ‘penumpang gelap’ dalam kelas anda. Apabila mahasiswa mencapai 100 – 300 orang, bisa menggunakan menu registration di Zoom.
C:\Users\amy\Downloads\admit-all-button.png

<ol start=”5″><li>Untuk meningkatkan keamanan, ganti password akun Zoom secara berkala. Gunakan kombinasi huruf besar dan angka dalam password anda. Sebaiknya, ketika anda mengganti password, selalu catat perubahan password tersebut. Apabila anda sampai lupa password, anda harus melakukan perubahan password secara manual dengan menu FORGET PASSWORD.</li></ol>

C:\Users\amy\Downloads\Sign In.jpg